Modalités de réservation

PRIORITÉS D'ATTRIBUTION DES LOCAUX

La politique s'applique à toute personne, individu, contribuable, groupe, association, organisme à but lucratif et non lucratif du territoire du Centre de services scolaire des Samares.

ORDRE DE PRIORITÉ

Le Centre de services scolaire.
L'établissement, selon les besoins des élèves ou de toute autre activité.
Activités parascolaires pour les élèves de la Commission scolaire des Samares.
L'éducation des adultes.
Les corporations municipales (protocole d'entente).
Autres organismes à but non lucratif.
Les individus ou organismes à but lucratif.
Les associations sportives de même que les organismes à but non lucratif doivent généralement intégrer leurs activités à celles des loisirs paroissiaux ou des municipalités selon les protocoles établis, s'il s'agit d'activités récréatives, sportives ou de loisirs, et respecter toutes les autres exigences de la présente politique.

DISPOSITIONS GÉNÉRALES

L'établissement prête des locaux sans les frais de base spécifiés à l'article 9.1 pour toute activité gratuite offerte aux élèves fréquentant les établissements primaires et secondaires ou centres du territoire du Centre de services scolaire des Samares, à la condition que les responsables de l'activité se conforment aux dispositions générales de la politique et soient organisatrices et organisateurs d'activités parascolaires et soient des enseignantes et enseignants et autres personnels ou parents de la Commission scolaire des Samares.
La location avec frais de base indiqués à l'article 9 s'applique aux activités à but non lucratif.
La location avec frais de base s'applique également à toute activité à but lucratif aux taux indiqués à l'article 9.
Pour toute utilisation, les demandes doivent être adressées à la direction de l'établissement qui informe le locataire des conditions générales du contrat lequel doit être signé par les deux parties.
Le temps de location débute généralement à compter de l'heure où la ou le locataire demande d'ouvrir le local pour la préparation de l'activité et/ou pour l'activité elle-même et se termine à l'heure indiquée au contrat.
La ou le locataire paie le tarif applicable pour toutes les heures inscrites sur son contrat de location.
Toutefois, si elle ou s'il occupe le local ou le terrain plus longtemps que le nombre d'heures stipulées au contrat, la ou le locataire devra débourser une somme additionnelle pour chaque heure supplémentaire utilisée. Un compte sera expédié par la poste.
Tout organisme ou individu qui demande une location doit fournir une preuve d'assurance-responsabilité civile et matérielle et une assurance responsabilité des locataires ou fournir une résolution de la municipalité ou d'un organisme acceptant de couvrir la responsabilité civile et matérielle de l'activité.
Les dommages au mobilier, à l'équipement et à l'immeuble sont l'entière responsabilité de la ou du locataire et la commission scolaire se réserve le droit de réclamer les frais pour dommages causés à la propriété relativement à cette location.
En tout temps, la direction de l'établissement et/ou la commission scolaire se réserve le droit de mettre fin à toute entente ou contrat, avant échéance, lorsque les conditions ne sont pas respectées.
En tout temps, la direction de l'établissement se réserve le droit d'utiliser sa propriété. Un avis de sept (7) jours devra être donné aux individus ou organismes, s'il y a un contrat d'utilisation ou un protocole d'entente. Dans un cas d'urgence, la commission scolaire ou la direction de l'établissement pourra utiliser ses locaux sans préavis.
La direction de l'établissement demande à l'utilisatrice ou l'utilisateur d'assumer un encadrement de qualité et se réserve le droit d'exiger de la surveillance si elle le juge à propos. Lors de ces activités, la ou le locataire doit assurer une surveillance jugée adéquate par la direction à défaut de quoi, ladite surveillance sera assurée par l'établissement et sera facturée à la ou le locataire. La direction de l'établissement peut, dans certaines circonstances jugées pertinentes, mandater une agence de sécurité afin de surveiller l'activité, ces frais devant être payés par la ou le locataire.
La ou le locataire s'engage à respecter l'utilisation des seuls locaux indiqués au contrat et les heures stipulées doivent être respectées.
La ou le locataire devra se conformer aux lois relatives à la sécurité dans les édifices publics, notamment: éclairage minimum, sorties libres, capacité, maximum d'assistance dans le local, ainsi que les lois, les règlements municipaux et les règlements scolaires.
Toute utilisatrice ou tout utilisateur qui désire vendre et/ou consommer des boissons alcoolisées dans les locaux de la commission scolaire devra se conformer aux lois de la Régie des alcools, des courses et des jeux, en fournir la preuve et afficher le permis à la vue du public pendant l'activité.
La ou le locataire qui ne détient pas de permis de la Régie des alcools, des courses et des jeux du Québec devra interdire toute vente et/ou consommation de boissons alcoolisées sur les lieux et aux abords des lieux loués.
Lorsque les circonstances l'exigent, les locataires doivent aussi se conformer aux lois de la Régie des alcools, des courses et des jeux du Québec (ex. : bingos, parties de cartes, etc.), de la Société canadienne des auteurs, compositeurs et éditeurs de musique (SOCAN) et aussi assumer les taxes gouvernementales.
La Commission scolaire des Samares et /ou l'établissement interdira l'accès à ses locaux ou terrains à toute ou tout locataire dérogeant aux lois du Gouvernement du Québec ou aux présentes règles.
L'utilisation des salles de douches doit au préalable être approuvée par l'établissement.
Les locations peuvent être refusées:

pendant les vacances estivales du personnel;
pendant la période des vacances de fin décembre et début janvier;
lorsque l'établissement est fermé;
lorsque la surveillance ne peut être assurée adéquatement;
pour toute autre raison jugée valable par la direction.

Il est interdit au locataire d'utiliser d'autres locaux que celui ou ceux qui sont loués.
Il est interdit au locataire de sous-louer à quiconque en tout temps.
La direction générale peut déroger exceptionnellement en permettant à la formation professionnelle un échange de services avec une entreprise, sans compétition avec les services offerts par le Centre de services scolaire des Samares.

RESPONSABILITÉS

La ou le locataire est responsable de tout dommage causé aux meubles et à l'immeuble du Centre de services scolaire des Samares ainsi que de tous autres frais extraordinaires. Il est obligatoire que les utilisatrices et utilisateurs produisent une preuve d'assurance responsabilité civile d'un maximum de 2 000 000$ par événement et une assurance responsabilité civile des locataires formule tous risques, ou fournir une résolution de la municipalité ou d'un organisme acceptant de couvrir la responsabilité civile et matérielle de l'activité.
Il est à noter que l'assurance-responsabilité du Centre de services scolaire des Samares ne couvre que les dommages ou accidents causés par sa propre faute ou négligence.
Lors des locations de locaux ou de terrains, les lois régissant la sécurité dans les édifices publics doivent être respectées par la ou le locataire.
La direction de l'établissement doit s'assurer qu'un plan d'évacuation est affiché. La ou le locataire doit informer les occupantes et les occupants du plan d'évacuation des locaux.
En cas de désordre majeur, la location est automatiquement suspendue par l'établissement, jusqu'à une nouvelle autorisation de la Commission scolaire des Samares. Cette clause doit être inscrite sur les contrats de location.
En cas de dommages aux biens ou installations du centre de services scolaire, la dernière ou le dernier occupant d'un local ou d'un terrain sera considéré comme responsable et devra rembourser les frais de réparations, à moins que la preuve du contraire ne soit faite par elle ou lui. Dans un tel cas, un rapport doit être produit au Service des ressources matérielles qui en évaluera les coûts.